GPS vs. manuálna evidencia: čo je spoľahlivejšie a obhájiteľné
Pri evidencii jázd môžete použiť GPS alebo manuálnu evidencu. Pozrime sa na výhody a nevýhody oboch prístupov a čo je lepšie pre vašu situáciu.
GPS evidencia
GPS evidencia využíva GPS technológiu na automatické zaznamenávanie jázd.
Výhody GPS evidencie
- Automatizácia – jazdy sa zaznamenávajú automaticky
- Presnosť – presné údaje o trase, čase a kilometroch
- Objektivita – objektívne údaje bez možnosti manipulácie
- Úspora času – nemusíte manuálne zapisovať jazdy
- GPS doklady – GPS záznamy sú akceptované ako doklad
Nevýhody GPS evidencie
- Náklady – počiatočné náklady na GPS zariadenie alebo aplikáciu
- Závislosť na technológii – závislosť na GPS signále a batérii
- Súkromie – otázky súkromia pri kontinuálnom sledovaní
- Technické problémy – možné technické problémy so zariadením
Manuálna evidencia
Manuálna evidencia je tradičný spôsob vedenia knihy jázd ručným zapisovaním.
Výhody manuálnej evidencie
- Jednoduchosť – jednoduché vedenie bez potreby technológie
- Nízke náklady – minimálne náklady (len papier a pero)
- Kontrola – plná kontrola nad zápismi
- Bez závislosti – nezávislosť od technológie
Nevýhody manuálnej evidencie
- Čas – čas strávený zapisovaním jázd
- Chybovosť – vyššia možnosť chýb pri manuálnom zapisovaní
- Neúplnosť – riziko neúplnej evidencie
- Obhajiteľnosť – menej obhájiteľné pri kontrole
Čo akceptuje finančná správa?
GPS doklady
Finančná správa akceptuje GPS záznamy ako doklad, ak:
- GPS záznamy sú autentické a nezmenené
- GPS záznamy obsahujú všetky potrebné údaje (dátum, čas, trasa, kilometre)
- GPS záznamy sú uložené v bezpečnej forme
Manuálna evidencia
Finančná správa akceptuje manuálnu evidenciu, ak:
- Všetky údaje sú správne a úplné
- Evidencia je vedená pravidelne a včas
- K služobným jazdám sú pripojené doklady
Ktorý prístup je lepší?
Pre SZČO
Odporúčanie: GPS evidencia alebo elektronická aplikácia
Dôvody:
- Úspora času
- Presnejšie údaje
- Menej chýb
- Lepšia obhájiteľnosť
Pre firmy
Odporúčanie: GPS evidencia alebo elektronická aplikácia
Dôvody:
- Centralizovaná evidencia
- Automatizácia procesu
- Kontrola a reporting
- Úspora času
Pre malé firmy s jedným vozidlom
Odporúčanie: Manuálna evidencia alebo jednoduchá elektronická aplikácia
Dôvody:
- Nízke náklady
- Jednoduchosť
- Dostatočná pre malý počet jázd
Kombinovaný prístup
Môžete kombinovať oba prístupy:
- GPS pre služobné jazdy – GPS evidencia pre služobné jazdy
- Manuálna pre súkromné – manuálna evidencia pre súkromné jazdy
- GPS ako doklad – GPS záznamy ako doklad k služobným jazdám
Praktické tipy
- Začnite jednoducho – začnite s manuálnou evidenciou a postupne prejdite na GPS
- Vyskúšajte oba – vyskúšajte oba prístupy a vyberte ten, ktorý vám vyhovuje
- Kombinujte – kombinujte oba prístupy podľa potreby
- Kontrolujte – pravidelne kontrolujte správnosť evidencie
Záver
Oba prístupy majú svoje výhody a nevýhody. Výber závisí od vašej situácie, potrieb a možností. GPS evidencia je odporúčaná pre väčšinu prípadov kvôli úspore času a presnosti.
Tento článok má informatívny charakter a nenahrádza odborné daňové poradenstvo.
Ako vám s tým pomôže SmartJazdy (a pomôcky zdarma)
Ak nechcete študovať legislatívu večer po práci, cieľ je jednoduchý: mať jasné podklady, ktoré dávajú zmysel účtovníkovi aj pri kontrole. SmartJazdy je navrhnuté tak, aby ste to zvládli priebežne – bez excelu a bez stresu.
Odporúčané odkazy
- SmartJazdy – elektronická kniha jázd (registrácia)
- SmartJazdy pomôcky – všetky pomôcky
- Plánovanie trasy
- SmartJazdy – kalkulačka DPH
- SmartJazdy – kalkulačka parkovania
Rýchly onboarding (2 min)
- Zaregistrujte sa a nastavte firmu/vozidlá.
- Evidujte jazdy priebežne (účel + trasa + km).
- Doklady ukladajte hneď (foto/scan) a exportujte podklady pre účtovníctvo.
Poznámka: článok má informatívny charakter. Pri špecifických prípadoch odporúčame konzultáciu s účtovníkom alebo daňovým poradcom.