Generovanie jázd v SmartJazdy: návod krok za krokom a export do Excel pre knihu jázd

Automatické generovanie jázd vám v SmartJazdy ušetrí čas pri dopĺňaní evidencie a pripraví podklady pre knihu jázd alebo export do Excel. V tomto článku si ukážeme, ako funkciu generovania jázd použiť a ako z vygenerovaných jázd získať výstup vhodný pre knihu jázd a Excel.

Čo je generovanie jázd a prečo ho použiť?

Generovanie jázd (niekedy označované ako automatické generovanie jázd alebo automatika pre evidenciu jázd) je funkcia, ktorá na základe existujúcich údajov – najmä tankovaní a stavov tachometra – navrhne chýbajúce služobné jazdy tak, aby sedela palivová bilancia. Namiesto toho, aby ste manuálne dopĺňali každú jazdu do evidencie a do knihy jázd, systém navrhne jazdy, ktoré „zapadnú“ medzi tankovania a záznamy tachometra. Vy si ich v náhľade skontrolujete a jedním klikom uložíte do evidencie. Následne z nich môžete vytvoriť záznam o prevádzke vozidla (knihu jázd) a exportovať ho do Excel (xlsx), CSV alebo iných formátov – rovnako ako pri klasickej evidencii.

Automatika tak pomáha tam, kde máte evidované tankovania a stavy km, ale chýbajú vám samotné jazdy v systéme. Generovanie jázd ich doplní a vy potom môžete tlačiť knihu jázd alebo exportovať do Excel podľa bežného postupu.

Kde v aplikácii nájdete generovanie jázd?

1. Otvorte Evidenciu ciest (hlavná stránka evidencie so zoznamom ciest, výdavkov a tankovaní).
2. V záhlaví stránky nájdete tlačidlo „Generovať jazdy (beta)“.
3. Kliknutím na neho sa dostanete na stránku Generovanie jázd, kde nastavíte obdobie, vozidlo a ďalšie možnosti a spustíte generovanie.

Alternatívne môžete v menu alebo v dashboarde prejsť na položku Generovanie jázd (beta) – záleží od aktuálneho rozloženia aplikácie. Dôležité je, že funkcia je dostupná priamo z evidencie, kde potom budete mať aj vygenerované jazdy v zozname a v časovej osi.

Stránka Generovanie jázd obsahuje výber obdobia, vozidla a vodiča, tlačidlo na spustenie generovania a po spracovaní náhľad navrhovaných jázd s možnosťou uloženia do evidencie:

Ako použiť generovanie jázd – krok za krokom

Krok 1: Výber obdobia a vozidla

Na stránke Generovanie jázd zvoľte:

• Obdobie – od kedy do kedy má systém hľadať chýbajúce jazdy (napr. konkrétny mesiac).
• Vozidlo – pre ktoré vozidlo sa majú jazdy generovať. Generovanie pracuje s tankovaním a stavmi tachometra priradenými k vozidlu.

Voliteľne môžete nastaviť vodiča, spôsob riešenia konfliktov (ak by navrhované jazdy kolidovali s existujúcimi) a ďalšie možnosti podľa ponuky. Pre prvý beh stačí zvoliť obdobie a vozidlo.

Krok 2: Spustenie generovania a náhľad

Po kliknutí na tlačidlo na generovanie systém načíta jazdy a tankovania v zvolenom období a vypočíta, ktoré jazdy „chýbajú“ z hľadiska palivovej bilancie. Výsledkom je zoznam návrhov jázd – zobrazí sa počet navrhovaných jázd a ich náhľad (trasy, dátumy, vzdialenosti). V náhľade môžete skontrolovať, či návrhy zodpovedajú vašej skutočnej prevádzke.

Generovanie je automatika na návrh – do evidencie sa nič neuloží, kým to vy sám nepotvrdíte. Môžete návrhy ignorovať, časť z nich vylúčiť alebo upraviť nastavenia a generovanie spustiť znova.

Krok 3: Uloženie vygenerovaných jázd

Ak sú návrhy v poriadku, zvoľte tlačidlo typu „Uložiť X jázd“ (kde X je počet návrhov). Systém vytvorí zodpovedajúce služobné cesty a segmenty v evidencii. Od tohto momentu sú vygenerované jazdy súčasťou evidencie rovnako ako jazdy zadané ručne – môžete ich upraviť, doplniť účel, vodiča, miesta a pod.

Krok 4: Kniha jázd a export do Excel

Po uložení generovaných jázd ich uvidíte v evidencii a v časovej osi pri danom vozidle. Ďalej postupujete ako pri bežnej evidencii:

• Otvorte Knihu jázd (záznam o prevádzke vozidla) pre toto vozidlo – z rozhrania evidencie pri vozidle zvoľte akciu „Kniha jázd“.
• V náhľade reportu máte všetky jazdy za zvolené obdobie vrátane vygenerovaných. Report môžete tlačiť alebo exportovať.
• V záhlaví reportu (drawer alebo stránka reportu) zvoľte Export a formát Excel (xlsx). Stiahne sa súbor vhodný ako podklad pre knihu jázd alebo pre ďalšie spracovanie v Exceli.

Tým pádom automatické generovanie jázd priamo napája do workflow „evidencia → kniha jázd → Excel“: najprv doplníte chýbajúce jazdy cez generovanie, potom z celej evidencie (vrátane nich) vyexportujete záznam o prevádzke do Excel podľa potreby. Šablóna alebo formát exportu knihy jázd do Excel zostáva rovnaký ako pri manuálne zadávaných jazdách.

Automatika a manuálna evidencia – ako to spolu súvisí

Generovanie jázd je automatika, ktorá navrhne jazdy na základe dát (tankovania, km). Nie je to náhrada za vašu kontrolu: vygenerované jazdy by ste mali v náhľade skontrolovať a po uložení podľa potreby upraviť (účel, miesta, vodič). V mnohých prípadoch však výrazne zníži počet manuálne zadaných záznamov a zjednoduší prípravu podkladov pre knihu jázd a pre export do Excel. Kombinácia automatického generovania a následného exportu do Excel alebo tlače knihy jázd je vhodná pre firmy, ktoré už evidujú tankovania a stavy tachometra a chcú mať knihu jázd a Excel výstupy konzistentné a rýchlo pripravené.

Zhrnutie: generovanie jázd, kniha jázd a Excel

• Generovanie jázd v SmartJazdy navrhne chýbajúce jazdy podľa palivovej bilancie; vy si ich v náhľade skontrolujete a uložíte.
• Kde to je: Evidencia ciest → tlačidlo „Generovať jazdy (beta)“ → stránka Generovanie jázd.
• Postup: Zvoliť obdobie a vozidlo → spustiť generovanie → skontrolovať návrhy → uložiť vybrané jazdy.
• Kniha jázd a Excel: Po uložení sú vygenerované jazdy súčasťou evidencie; knihu jázd (záznam o prevádzke) otvoríte pri vozidle a exportujete do Excel (xlsx) alebo iného formátu rovnako ako pri bežnej evidencii.

Ak evidujete tankovania a stavy tachometra a chcete menej manuálneho dopĺňania jázd a rýchlejší export do Excel pre knihu jázd, vyzkúšajte generovanie jázd v SmartJazdy.

Tento článok popisuje funkciu generovania jázd v aplikácii SmartJazdy. Pre aktuálny vzhľad menu a tlačidiel pozri aplikáciu alebo používateľskú príručku.

Ako vám s tým pomôže SmartJazdy (a pomôcky zdarma)

Ak nechcete študovať legislatívu večer po práci, cieľ je jednoduchý: mať jasné podklady, ktoré dávajú zmysel účtovníkovi aj pri kontrole. SmartJazdy je navrhnuté tak, aby ste to zvládli priebežne – bez excelu a bez stresu.

Odporúčané odkazy

• SmartJazdy – elektronická kniha jázd (registrácia)
• SmartJazdy pomôcky – všetky pomôcky
• Plánovanie trasy
• SmartJazdy – kalkulačka PHM a vzdialenosti

Ako začať?

Poznámka: článok má informatívny charakter. Pri špecifických prípadoch odporúčame konzultáciu s účtovníkom alebo daňovým poradcom.